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Conseils et outils pour télé-travailler efficacement

Face à l’appel du gouvernement au confinement total lié à la pandémie du virus Covid-19 en France, la plupart des entreprises françaises s’organisent au mieux pour continuer leurs activités, grâce notamment au télétravail.

Dans ce contexte, Chez 50A nous vous proposons quelques conseils pour bien télé-travailler et une liste non exhaustive d’outils en ligne pour rester productif avec votre équipe !

Restez soudés et décidez ensemble : les meilleures équipes restent unies dans les crises.

Primo, organisez-vous un espace de travail dédié.

Il est indispensable pour vous et votre productivité de vous installer un espace de travail dédié uniquement au télétravail. il vous faut trouver une table avec un siège confortable. Vérifiez la hauteur de vos yeux avec votre écran, ajustez la position de votre chaise avec votre table.

Prévoyez aussi les accessoires indispensables pour optimiser votre espace de travail : écouteurs pour les appels téléphoniques, rallonges d’alimentation pour éviter le « j’ai plus de batterie… »

Secundo : Planifiez vos plages de travail.

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Se fixer des horaires de travail précis et un plan pour la semaine en utilisant un calendrier partagé avec votre équipe.

Lorsque vous êtes sur une tâche importante, dés-activer les notifications parasites.

Laissez votre boîte email un peu au repos, interrogez-la uniquement 2 fois le matin et 2 fois l’après midi.

Privilégiez l’envoi de liens en ligne plutôt que d’envoyer des pièces jointes volumineuses qui alourdissent inutilement la bande passante que nous partageons tous.

Affectez et priorisez dans votre journée de télétravail les tâches urgentes a faire, des tâches importantes mais pas urgentes.

Faites deux points quotidiens : un le matin avec la liste des choses à faire dans la journée et un en fin de journée avec ce que vous avez réalisé.

Pour les managers :
Fixez un point quotidien de 5 min avec chacun de vos collaborateurs et organisez une fois par semaine un point d’équipe en utilisant votre outil de visioconférence préféré.

Féliciter, remercier, encourager plus qu’à l’accoutumé.

Tertio, n’oubliez pas de communiquer

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Pensez à saluer le matin et le soir vos collaborateurs avec des
“Bonjour à toute l’équipe, je suis opérationnel”,
« Bonsoir, merci à tous, j’ai fini ma journée »

sans oublier d’indiquer aux autres vos pauses déjeuners :
« Bon appétit à tous je reviens à 14h »

Liste non exhaustive des outils pour télé-travailler efficacement   

Aujourd’hui les technologies de l’information et de communication sont placées au centre de tout et facilitent les échanges entre employés, clients et partenaires afin de maximiser la créativité et l’efficience du groupe. 

Nous avons identifié 6 catégories d’outils de travail collaboratifs :


Les suites complètes d’outils partagés


G Suite : est une suite d’outils et de logiciels de productivité dans le Cloud destinée aux professionnels, et proposée par Google sous la forme d’un abonnement.La suite inclut les applications Web de Google les plus courantes, comme Gmail, Google Hangouts, Google Agenda, Google+, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Google Sites. G Suite inclut toutes les fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises.
Pendant le confinement G Suite for Education propose un accès gratuit à des fonctions avancées (conférence jusqu’à 250 personnes, vidéo en direct jusqu’à 100 personnes et enregistrement sur Google Drive) pour les abonnés jusqu’au 1er juillet.
Un autre outil de productivité que nous avons pu tester chez 50A est la Google Jamboard, retrouver la vidéo de présentation ici :


Suite Microsoft Office 365 : La suite Microsoft Office inclut : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher, InfoPath, Sharepoint Designer, Visio, Project, Skype,OneDrive et enfin Teams qui propose un système de vidéo conférence. 
http://www.microsoft.com


Les outils de communication et de collaboration


Webex : Un logiciel de visioconférence professionnelle par Cisco qui propose une version gratuite renforcée avec durée illimitée et jusqu’à 1OO personnes pendant le confinement.
https://www.webex.com/fr/index.html

Slack est une application de messagerie instantanée permettant le travail collaboratif. Les conversations avec vos collaborateurs et prestataires sont organisées sous forme de chaînes et lorsque l’écrit ne suffit plus vous pouvez facilement organiser des appels audios et/ou vidéos. Les outils tels que Google Drive, DropBox ou encore Trello peuvent aussi être intégrés dans Slack afin de vous faire gagner du temps.
https://slack.com/intl/fr-fr/

Klaxoon : Plateforme permettant de gérer des projets à distance depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur (Templates, ateliers de formation à distance, assistance webchat). Lien vers le site (3 mois gratuit pour réaliser des réunions, des ateliers de travail) :
https://info.klaxoon.com/fr/klaxoon-offre-3-mois-dessai-gratuit-à-ses-outils-de-travail-à-distance

Monday : est une plateforme de gestion de travail basée sur cloud qui propose une manière simplifiée de gérer le travail d’équipe et les projets tout en renforçant la transparence dans votre culture d’entreprise.
https://monday.com/lang/fr/


Les outils de stockage et de partage.


1Password Business : gestionnaire de mots de passe d’équipe offert pendant 6 mois.
https://1password.com/fr/business/

Dropbox : Il permet de stocker vos fichiers en ligne et de les partager avec qui vous voulez. Votre travailleur freelance peut installer un dossier Dropbox sur son ordinateur et ainsi vous glisser les travaux réalisés dès qu’ils sont terminés. Vous les recevez immédiatement.
https://www.dropbox.com/fr/


Les outils d’organisation


Evernote :  L’application Evernote vous permet de mettre en ordre vos idées pour un projet et de les partager très facilement à vos prestataires. Vous pouvez y rassembler des listes d’idées, de tâches, des brouillons et stocker des documents importants. Dynamique et intuitif, Evernote vous permet d’illustrer le tout par des photos, des schémas, des dessins, des articles de référence… Evernote est gratuit mais si vous souhaitez profiter des fonctionnalités de collaboration il faudra compter 13,99€/mois et par utilisateur.
https://evernote.com/intl/fr

Trello est un outil extrêmement pratique pour gérer un projet à plusieurs ou des calendriers éditoriaux. Cet espace collaboratif prend la forme de « boards » pour les projets ou clients et de « cards » pour les tâches. Trello vous permet ainsi de suivre l’avancée des différentes missions des prestataires.
https://trello.com/home


Les outils de création


Adobe Creative Cloud : est un ensemble d’applications et de services proposés par Adobe Systems, permettant aux abonnés d’accéder à une collection de logiciels utilisés pour la conception graphique, le montage vidéo, le développement web, la photographie, un ensemble d’applications mobiles, et des services relié au Cloud.
https://www.adobe.com/fr/creativecloud.html


Les outils de visioconférence et messagerie instantanée


Zoom.us : ZOOM est une solution de communication unifiée : visioconférence, webconférence, audioconférence, messagerie instantanée, enregistrement et streaming.
https://zoom.us/

Whereby : est une solution collaborative de visioconférence qui nous vient tout droit de Norvège. Spécialement conçu pour des échanges via ordinateur et est accessible sur les principaux navigateurs : Firefox, Chrome et Opera.
https://whereby.com/

Discord : est une plateforme de VoIP qui cartonne en ce moment. Cette plateforme était au départ utilisée par les joueurs mais elle tend à se démocratiser par sa simplicité pour les entreprises. Alliant le meilleur des logiciels dédiés aux jeux comme Mumble et Teamspeak et l’efficacité de plateformes comme Skype. 
https://discordapp.com/

Framatalk : est un logiciel opensource de communication où vous n’avez pas besoin de télécharger de logiciel sur votre ordinateur, tout se fait via le site.
https://framatalk.org/

Whats’app : Utilisable sur votre téléphone et votre pc, Whats’app est une messagerie instantanée qui permet de communiquer sans utiliser d’appel ou sms avec vos contacts possédant le logiciel.
https://www.whatsapp.com/?lang=fr

Rocket.chat : est une solution de communication en équipe. Le fonctionnement de l’outil est très proche de celui de Discord : vous pouvez échanger avec les autres membres sur de fils publics, des groupes de discussion privés ou par messages privés. Comme tous les logiciels décentralisés, il est possible de l’installer sur son propre serveur.
https://rocket.chat/

Lifesize : est une entreprise proposant des solutions et des applications de visioconférence en HD, à destination d’entreprise souhaitant avoir le meilleur en terme de technologies. Son application est testable gratuitement pendant 14 jours.
https://www.lifesize.com/fr

Conclusion : 

Vous avez désormais une sélection d’outils sous la main pour communiquer, (télé)travailler dans de bonnes conditions et partager vos connaissances et vos idées à l’ensemble de vos collaborateurs, clients et partenaires. N’oubliez pas que la réussite de l’utilisation de ces outils et méthodes dépendent aussi de l’adhésion de chacun, de leur implication et de leur motivation.

Toute l’équipe de 50A reste à vos côtés pour aider à choisir et implémenter le bon outil. N’hésitez pas à nous contacter.

Sources : Google.com, Wikipedia.com, Macg.co